5Gによって社内外マニュアル制作はどう変わっていくと思いますか。
みなさんご存じの通り、4G通信から「高速」「大容量」「低遅延」「多数同時接続」が可能になり、ビジネスシーンでもより快適な環境になりますので、コミュニケーションツールも紙から動画へと切り替わっていきます。
結果からお伝えしますと、文章や静止画がメインである社内外マニュアルは、動画メインのマニュアルになっていくでしょう。では、なぜ動画マニュアルが必要な時代になっていくのでしょうか。具体的にご紹介をしていきます。
マニュアルの定義は、
マニュアルを作成する目的とは
得られる効果とは
必要とされるマニュアルとは、誰でも簡単に見つけられて、理解しやすく、常に身近で活用され続けることが目的となります。
現在、紙やPDFマニュアルは業界問わず主流となりますが、文字だらけで内容の理解が難しい、すぐに目的に辿り着けないなど、閲覧者のモチベーションに依存してしまいます。結果的にマニュアルに記載されている内容にも関わらず、ベテランスタッフに質問を繰り返し生産性が下がることもありますし、聞けずに属人的なルールが浸透してしまうケースもあります。
動的な情報として視覚と聴覚に伝達することができるため、視覚だけの紙、PDFマニュアルより記憶に残りやすくなります。
社内での効果は、ベテランスタッフが常に閲覧者に教える必要もなくなるため、時間の効率化と生産性の向上が期待できます。
顧客への効果は、数多くのユーザーを効率的にサポートすることができるため、自己解決を求めるユーザーに対して効果的であり、担当者は電話やメールでのお問い合わせ件数を減らすこともできます。
動画マニュアル制作で大量生産できない理由
よって、紙、PDFから動画マニュアルへ移行できない。
理想的な動画マニュアル制作は、ひとり依存型ではなく、誰でも扱える動画制作ツールを導入し内製することで大量生産からPDCAサイクルを回し品質を上げていくことです。
内製できない場合は、少しでも制作会社への費用を抑えるために、シナリオやレイアウトをなるべく固定テンプレートを準備していただきましょう。
動画マニュアル制作で大切なことは、作って終わりではなく、閲覧者の自己解決を実現するために常にバージョンアップできる体制を構築することです。
視覚と聴覚に訴えかけられる動画マニュアルになりますので、文章だけの説明ではなく伝わりにくい話し方や聞き方など、例えばカスタマーサポート応対マニュアルやトップセールスマンの営業トーク、または操作説明時のポイントを強調するなど、細かいニュアンスを伝え一定の情報をきちんと標準化することができます。
動画は相手にわかりやすく伝えることができますが、相手の時間を束縛してしまうというデメリットもあります。長時間の視聴となれば離脱されてしまう可能性もあります。
長編の場合は、チャプター分けやサマリー版を制作することをお薦めします。
長い説明が必要な場合は、文章だけで伝える紙やPDF部分と動画(視覚・聴覚)で伝える部分を切り分けることで、より効果的な情報伝達が可能となります。
例えば、読ませる書かせる部分を紙やPDFにして、表現方法などのニュアンスを動画制作してPDFにリンクを張れば、それぞれの特性を生かした文字から動画へ、動画から文字へ誘導させることができますので、マニュアルの目的である標準化や自己解決型を実現できます。
5G時代において、ネットワーク環境がより優れた時代に突入することで、ビジネスシーンにおいても、企業・製品サービスPR動画だけではなく、社内の品質向上を目的とした伝えるマニュアルの標準化、生産性を高める自己解決型マニュアルなど、動画マニュアルも進化をしていきます。
動画コミュニケーションツールは、より手軽に、より安く、より大量に制作できる体制を構築していくことが大切です。